Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») décrit la manière dont le Centre Chiropratique de Granby (ci-après occasionnellement nommé Clinique) collecte, utilise, partage, conserve et supprime vos renseignements personnels. Pour simplifier la lecture, les termes « nous » ou « la clinique » seront parfois employés dans cette Politique.

Dans certaines situations, des informations additionnelles concernant le traitement de vos renseignements personnels pourront vous être communiquées au moment de leur collecte. Il est aussi possible que nous vous demandions un consentement explicite en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de ces renseignements.

Cette Politique couvre tous les renseignements personnels que nous obtenons, peu importe le mode de collecte — que ce soit en personne, par téléphone, ou encore via notre site Internet.

En acceptant cette Politique, ou en nous transmettant vos renseignements personnels après avoir eu la possibilité de la consulter (ainsi que tout avis complémentaire), vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément aux modalités de la Politique et des avis associés.

1. À PROPOS DE NOUS

Coordonnées de la clinique :

Centre Chiropratique de Granby
14, rue Court, Granby (Québec), J2G 4Y5

Pour toute question, préoccupation ou commentaire concernant la présente politique ou la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, ou pour exercer vos droits concernant ceux-ci, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, Eric Larochelle.

Vous pouvez le joindre :

• Par courriel, à l’adresse : info@centrechiropratiquedegranby.com
• Par la poste, à l’adresse indiquée ci-dessus.

Au sein du Centre Chiropratique de Granby, les rôles et responsabilités sont attribués comme suit :

Le propriétaire de la clinique s’assure de la mise en place des mesures de conformité relatives à la confidentialité des renseignements, et veille à ce que l’ensemble du personnel en comprenne bien la portée.

Nos employés et professionnels sont sensibilisés à l’importance de la protection des données personnelles, notamment par le biais des ressources fournies par l’Ordre des chiropraticiens du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et les associations professionnelles du domaine.

2. DÉFINITIONS CLÉS

Dans le cadre de la présente politique, les termes suivants sont utilisés :

« Incident de confidentialité » :

1) Un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel
2) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel
3) la divulgation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel
4) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection

« Renseignement personnel » : Toute donnée concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Collecte des renseignements personnels

Nous obtenons vos renseignements par différents moyens : formulaires d’ouverture de dossier, dossiers chiropratiques électroniques, courriels, téléphone, plateforme Web (formulaires de rendez-vous, etc.), réception de résultats médicaux ou lors de vos visites en clinique.

Types de renseignements recueillis

Coordonnées : nom complet, adresse, numéro de téléphone, sexe, date de naissance, renseignements de paiement, nom de la personne qui vous a référé

Informations médicales : Renseignements de santé (par exemple vos antécédents de santé personnels et familiaux, vos dossiers médicaux, les dossiers de vos visites au Centre Chiropratique de Granby, les soins que vous avez reçus, nom de votre médecin de famille, etc.).

Utilisation des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous, pour vous fournir des soins chiropratiques, pour gérer les aspects administratifs et de facturation, pour répondre à nos obligations légales, pour effectuer des recherches et pour communiquer avec d’autres médecins ou professionnels de la santé et au personnel qui participent directement à vos soins de santé, avec votre consentement.

Les données liées à nos employés servent à la gestion de leur emploi et de leur rémunération.

Sources de collection des renseignements personnels

Ces informations proviennent directement de vous ou, lorsque requis par la loi, d’un représentant autorisé avec votre consentement explicite.

Partage des renseignements personnels à des tiers

Vos informations peuvent être partagées avec :

• Notre système de dossier électronique et nos professionnels du Centre Chiropratique de Granby, avec votre consentement.
• Des fournisseurs ou agents externes (sous clauses de confidentialité strictes)
• Les autorités compétentes dans certains cas précis (voir plus bas)

Aucune vente, location ou transfert de renseignement à des tiers non autorisés n’est effectué par la Clinique.

Accès à vos renseignements personnels

Les chiropraticiens et les assistantes de la Clinique, tous uniquement dans l’exécution de leurs fonctions distinctes.

Dans certaines situations, le Centre Chiropratique de Granby communiquera vos renseignements personnels ou vos renseignements personnels sur la santé :

• Lorsque vous avez volontairement consenti à la communication de manière écrite
• Pour vous fournir des soins de santé lorsque votre consentement était implicite, incluant la divulgation à un autre dépositaire de renseignements sur la santé
• S’il y a lieu, Pour effectuer et recevoir un paiement, le cas échéant
• Pour détecter, prévenir ou adresser la fraude, ainsi que des problèmes de sécurité ou techniques
• Sans votre consentement, uniquement si la loi l’exige ou le permet

Il se peut que nous fassions appel à des fournisseurs externes ou à des mandataires pour assurer certains services administratifs, notamment en matière de technologies de l’information. Lorsqu’ils ont accès à des renseignements personnels, nous exigeons d’eux qu’ils appliquent des mesures de protection équivalentes à celles que nous mettons en place, afin d’en assurer la confidentialité et la sécurité.

Pour nos employés et le dirigeant de la clinique, strictement dans l’exécution de leurs fonctions.

Durée de conservation vos renseignements personnels

Pour les patients : selon la durée de la relation thérapeutique, la loi et les règles déontologiques et émises par l’Ordre des chiropraticiens du Québec.

Pour les employés : selon la durée du lien d’emploi et les lois applicables en entreprise.

Lieu de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements sont conservés dans notre système électronique chiropratique sécurisé. Pour les employés, les données sont enregistrées dans un système de gestion de personnel distinct.

Risques liés au traitement de vos renseignements personnels

Tout traitement comporte un risque d’incident de confidentialité (voir définition plus haut).

Collecte automatisée d’informations

Nous recueillons certains renseignements techniques de manière automatisée via des cookies analytiques (ex. : Google Analytics) pour améliorer nos services. Bien que anonymes, ces données peuvent être associées à d’autres renseignements pour des fins d’analyse, notamment pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site web et elles fournissent des indicateurs tels que le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc.

4. RISQUES INHÉRENTS ET MESURES DE SÉCURITÉ

Afin de protéger les renseignements que nous récoltons, nous appliquons des mesures de sécurité conformes aux normes et standards de notre domaine : contrôle d’accès physique et informatique, cryptage, sauvegardes, etc. Cependant, aucun système informatique n’est infaillible et leur utilisation comporte des risques inhérents. En cas de suspicion de faille de sécurité, veuillez nous contacter sans délai (voir coordonnées à la section 1).

5. OUTILS TECHNOLOGIQUES UTILISÉS

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilité	Mises à jour
ChiroSoft	ChiroSoft Inc.	Dossiers patients	Effectuées par le fournisseur
ChiroSight	Biokinemetrics Inc.	Dossiers radiologiques des patients	Effectuées par le fournisseur
Microsoft Outlook	Microsoft Inc.	Communications avec les patients et infolettres	Effectuées par le fournisseur
Sage Comptabilité	Sage	Comptabilité	Effectuées par le fournisseur

6. TRANSFERT DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS HORS QUÉBEC

Dans certaines situations, vos renseignements pourraient être stockés ou traités à l’extérieur du Québec, notamment par l’intermédiaire de services infonuagiques pour des fins de redondance ou de sécurité.

7. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUR MOTIFS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU JURIDIQUES

En cas de risque imminent de préjudice grave

Dans des situations où un danger sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe, comme en cas de disparition, d’acte de violence ou de tentative de suicide, et que l’urgence de la situation le justifie, nous pourrons divulguer certains renseignements personnels en notre possession dans le but de prévenir un tel préjudice.

Ces informations seront transmises uniquement aux personnes exposées, à leurs représentants ou à toute personne apte à leur venir en aide, et ce, strictement dans la mesure nécessaire à la protection de leur sécurité.

Interventions des autorités compétentes
Nous pourrons également transmettre certains renseignements personnels au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à tout organisme mandaté pour prévenir, détecter ou réprimer des infractions, lorsque ces renseignements sont requis pour mener à bien une procédure judiciaire en lien avec une loi applicable au Québec.

Collaboration avec les forces policières

Une communication d’information pourra aussi être effectuée auprès d’un service de police dans le cadre d’une demande d’assistance ou de soutien direct dans la prestation de nos services à une personne ou d’une collaboration formelle entre notre établissement et le corps policier dans le cadre d’interventions psychosociales et policières conjointes.

8. VOS DROITS EN MATIÈRE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément à la législation applicable, vous disposez de plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous nous engageons à faciliter l’exercice de ces droits dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours suivant la réception de votre demande écrite. Voici un aperçu de vos droits :

• Droit d’accès
Vous pouvez demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, en obtenir une copie et être informé de la manière dont ces renseignements sont utilisés et à qui ils ont été communiqués.

• Droit de rectification
Si vous constatez que certains renseignements personnels vous concernant sont incomplets, inexacts ou équivoques, vous avez le droit d’en demander la correction. Nous vous informerons par écrit des rectifications apportées.

• Droit au retrait du consentement
Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sauf lorsque cela serait incompatible avec nos obligations légales, contractuelles ou professionnelles (notamment en matière de soins de santé).

• Droit à la limitation de l’accès
Vous pouvez demander que l’accès à vos renseignements personnels soit restreint à certaines personnes ou catégories de professionnels au sein de notre organisation, sous réserve des exigences liées à la prestation sécuritaire de services.

• Droit de porter plainte
Si vous jugez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 1), ou auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

• Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels soient fournis dans un format technologique structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin qu’ils puissent être transférés à une autre organisation, lorsque cela est applicable.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 1 de la présente Politique. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à votre demande, dans le but de protéger vos renseignements.

9. TECHNOLOGIES DE PROFILAGE, LOCALISATION OU RECONNAISSANCE

Nous n’utilisons pas de technologies visant à vous identifier, à dresser un profil ou à suivre vos déplacements.

10. SITES EXTERNES

Notre politique ne couvre pas les sites web ou applications externes accessibles via notre site web. Nous ne sommes pas responsables de leurs services et nous vous recommandons de consulter leur politique de confidentialité avant toute transmission de renseignements.

11. DÉCISIONS AUTOMATISÉES

Aucune décision vous concernant, basée sur des renseignements personnels, n’est prise de manière entièrement automatisée par nos systèmes.

12. SUPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous procédons à la suppression de vos renseignements personnels en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi 25 et les directives de l’Ordre des chiropraticiens du Québec.

13. MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Cette Politique peut être modifiée pour refléter nos pratiques ou les changements au niveau de la loi, qui est régulièrement en évaluation. Toute mise à jour sera publiée sur notre site.

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Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la clinique chiropratique (art. 3.2 et 8)

En vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation de l’Ordre des chiropraticiens du Québec :

1. Le chiropraticien doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses patients.

2. Le chiropraticien doit consigner dans chaque dossier les renseignements suivants:

• la date d’ouverture du dossier;
• le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe;
• une description sommaire des motifs de la consultation ;
• les radiographies le cas échéant et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien ;
• le diagnostic de l’état du patient ;
• une description des services professionnels rendus et leur date ;
• les recommandations faites au patient ;
• les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus.

3. Le chiropraticien doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

4. Le chiropraticien doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

5. Le chiropraticien doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement. Lorsque le chiropraticien utilise l’informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers, il doit s’assurer que leur confidentialité soit respectée.

Seuls les professionnels et les employés dont les fonctions exigent qu’ils aient recours aux dossiers des patients peuvent y avoir accès pour la stricte exécution de leurs fonctions.

Lorsque le chiropraticien utilise des technologies de l’information et de la communication (TIC) dans le cadre de l’exercice de sa profession, il doit respecter intégralement les règles établies par l’Ordre des chiropraticiens du Québec à cette fin dans le document intitulé « Norme relative à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) dans la tenue de dossier et les communications du chiropraticien », contenu à l’Annexe 1 de la présente politique.

Déclaration du Responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.1)

Je, Dr Éric Larochelle, Chiropraticien, Conformément à l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, déclare que je suis responsable de la protection des renseignements pour le Centre Chiropratique de Granby, situé au 14 rue Court, Granby, QC J2G 4Y5.